Política de privacidad para el tratamiento de los datos personales
OCEAN NETWORK EXPRESS COLOMBIA S.A.S. dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto
Reglamentario 1074 del 2015, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales; adopta la presente política para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en ejercicio de las actividades y servicios propios de la organización.
Para OCEAN NETWORK EXPRESS COLOMBIA S.A.S. es de vital importancia el adecuado tratamiento de los datos de personas naturales que sean nuestros clientes actuales, colaboradores, accionistas, socios, proveedores y en general a las personas naturales que por relación comercial nos autorizan para continuar con el tratamiento de sus datos personales; La información estará administrada bajo políticas, procedimientos y estándares de seguridad, cuyo objetivo es proteger y preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la misma, independientemente del medio o formato donde se encuentre almacenada, de su ubicación temporal o permanente, o de la forma en que ésta sea transmitida y/o Transferida. Nos apoyamos con herramientas tecnológicas e implementamos prácticas de seguridad que incluyen: transmisión y almacenamiento de información sensible a través de mecanismos seguros, uso de protocolos, aseguramiento de compontes tecnológicos, restricción de acceso a la información sólo a personal autorizado,respaldo de información, prácticas de desarrollo seguro de software, entre otros.
De esta manera, OCEAN NETWORK EXPRESS COLOMBIA S.A.S. manifiesta que garantiza los derechos de privacidad, intimidad, y la autonomía, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
El Sistema Integrado de Gestión de OCEAN NETWORK EXPRESS COLOMBIA S.A.S. será el responsable de atender las solicitudes de actualización o supresión de la información, para esto está dispuesto el canal info@one-line.com o mediante él envió de comunicación escrita a la Cra 10 No 28 – 49 Torre A Piso 18 Bogotá, teléfono (601) 5159898.
El terminó máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibido.
Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro del término OCEAN NETWORK EXPRESS COLOMBIA S.A.S. informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que será atendida la reclamación, en ningún caso debe exceder los 8 días siguientes al vencimiento del primer término.
Una vez cumplido los términos señalados por la ley 1581 del 2012 y las demás normas que la reglamentan o complementan, el titular al que se le
deniegue, total o parcialmente el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación podrá por su caso en
conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio - Delegatura para la protección de Datos Personales.
Programa de transparencia y ética empresarial
El programa de transparencia y ética empresarial tiene como propósito establecer directrices y lineamientos, para la prevención de situaciones de riesgo que puedan presentarse en las operaciones y así mitigar el riesgo de corrupción y soborno transnacional en la Compañía.
Este programa, articula las políticas y procedimientos definidos por la compañía en el fortalecimiento de su gobierno y cumplimiento corporativo, tales como:
-
Prohibición de soborno
-
Entrenamiento y regalos moderados
-
Selección de proveedores
-
Prohibición de conflicto de intereses
-
Uso apropiado de los activos de la compañía
OCEAN NETWORK EXPRESS COLOMBIA S.AS. en pro de minimizar los riesgos de corrupción y soborno transaccional, adopta medidas basadas en los riesgos a los que está expuesto, de manera que permita tener una identificación a las partes involucradas, manteniendo controles periódicos que permitan tener información actualizada de los actores involucrados.
Además de los canales dispuestos por la compañía para el reporte de este tipo de riesgos, la Superintendencia de Sociedades, dispone de los siguientes medios para reporte de denuncias de soborno transaccional a la Superintendencia de Sociedades y de actos de corrupción a la Secretaría de Transparencia
Lo anterior, conforme lo solicita la Circular Básica Jurídica del 9 de agosto de 2021.
Política de prevención y gestión del riesgo de LA/FT/FPADM
Ocean Network Express Colombia SAS reafirma su compromiso con la prevención y control del riesgo de Lavado de Activos (LA), Financiación del Terrorismo (FT) y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (FPADM). Para ello, consolidamos alianzas estratégicas de seguridad con nuestros clientes, proveedores y demás partes interesadas, permitiendo la detección oportuna de riesgos y la implementación de controles efectivos en nuestra operación.
Nuestra política está orientada a fortalecer el Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de LA/FT/FPADM, asegurando su mejora continua y cumplimiento con la normatividad vigente. Asimismo, sirve como base para la identificación de factores de riesgo y la mitigación de posibles amenazas asociadas, garantizando una gestión responsable y transparente en todas nuestras actividades:
-
Sistema de Gestión del Riesgo: Implementación de un modelo de autocontrol y gestión del riesgo integral que permita evaluar constantemente el nivel de exposición de la compañía al LA/FT/FPADM.
-
Debida diligencia y conocimiento del cliente (KYC): Aplicación de procedimientos de verificación y validación para garantizar que los clientes, proveedores y aliados cumplan con los estándares legales y éticos establecidos.
-
Monitoreo y análisis de operaciones: Uso de herramientas tecnológicas y metodologías de análisis para la identificación y reporte de transacciones sospechosas.
-
Control de terceros y proveedores: Evaluación periódica de los actores involucrados en la cadena de suministro para prevenir el uso de la empresa en actividades ilícitas.
-
Reporte de operaciones sospechosas: Canalización de alertas e informes a las autoridades competentes, garantizando la confidencialidad y protección de la información.
-
Capacitación y sensibilización: Formación continua de los colaboradores en la identificación y gestión de riesgos relacionados con el LA/FT/FPADM.